10 acciones para hacer de tu evento un éxito.

Office workers having conference

Para quienes inician en la organización de eventos siempre es útil una guía básica a seguir que te de un norte de como lograr eventos exitosos. Sin duda alguna, se requieren años de experiencia para tener el control de los detalles de operación, pero hay algunos puntos básicos que compartimos contigo y que podrás incluir en tus apuntes.

1.- Haz algo que te apasione, que te robe el aliento solo de imaginarlo. Esa sensación será la energía que necesitas para no abandonar tu idea y sacar el evento adelante.

 

2.- Busca proveedores aliados, verdaderos profesionales que compartan con pasión y compromiso sus servicios. Créeme vas a requerir de esas 2 características en ellos para lograr tu objetivo. Recuerda que la suma de talentos siempre es fundamental para un evento exitoso. La clave es: trabajo en equipo.

 

3.- Revisa el calendario anual de eventos de tu ciudad. Es muy importante que tengas el panorama completo de eventos para seleccionar la mejor fecha.

 

4.- Elige la sede. Realiza un site inspection antes de decidirte por el lugar donde será tu evento, deberás de revisar que tenga los servicios necesarios para tu audiencia.

 

5.- Investiga y tramita los permisos necesarios de acuerdo a tu ciudad o país. También no olvides buscar y contemplar el seguro de responsabilidad civil acorde a las necesidades de tu evento.

 

6.-Define la audiencia de tu mercado, haz un estudio de sus gustos, donde compran, qué redes sociales frecuentan, que opciones buscan, qué segmento es, analiza el perfil del cliente.

 

7.- La imagen y estrategia de comercialización es fundamental hoy en día. Las personas son más visuales y buscan experiencias más que eventos así que será fundamental esta parte para poder venderlo si es que así lo deseas.

 

8.-Elaborar el check list del evento puede ser tedioso pero es fundamental para la planeación y ejecución exitosa de un evento. En ella deberás vaciar todos los insumos necesarios para la operación de tu evento. Créeme que hasta lo mas obvio termina siendo fundamental de mencionar en este check list.

 

9.-Desarrolla y elabora el programa operativo. Esta herramienta de organización y planeación te sirve para hacer una fotografía mental de todo tu evento, plasmar cada detalle en papel y que no te falte nada. Así todo tu equipo traerá la misma fotografía del evento que tú.

 

10.-Realiza un briefing con tu equipo de trabajo. El error más común es obviar. Así que pregunta, pregunta y pregunta, cómo, cuando, dónde , por qué, quien, a qué hora, etc.

Por último recuerda siempre tener un plan B y algunas veces hasta un C ya que nada esta escrito y un buen organizador de eventos debe de tener como habilidad la antelaciòn a cada supuesto.

Elisa Siller y Miguel Salazar

Beemotion.

@beemotion

 

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